Office 2010系列之“編輯版本”

　　引言：如果說“自動保存未保存文檔”是專為解決文檔整體安全研發，那麼“編輯版本”則是針對編輯中的失誤設計。

文檔編輯是很多朋友每天要做的工作，不過編輯過程中常常會出現一些失誤，比如錯將某段文字刪除或被其他文字覆蓋等等。一般來說對於這種情況，我們只要按下Ctrl+Z依次恢復即可，不過有時候Ctrl+Z也不是萬能的。比如當編輯數已經超過Ctrl+Z記錄極限，或者兩次編輯間出現了太多中間修訂時，都不太適宜使用Ctrl+Z。

一、 “編輯版本”初體驗

我們知道，Office軟件中一直包含著一個自動保存功能。即每隔一段時間，對文檔的最新狀態進行保存。在這個機制的作用下，每次所做的修改都會包含在不同時段的自動記錄中。而在Office 2010中，這些自動保存記錄並不會被軟件自動刪除，而是以列表形式直接顯示到“文件”→“信息”菜單中。

值得一提的是，Office 2010的自動保存相當智能，只會留下一些有改動的記錄。比如當一段時間中用戶沒有任何更改，那麼即使到達保存時限，Office 2010也不會生成“自動保存”，這樣就保證了每條記錄都或多或少地代表了一組修改操作。

   

    圖1 位於“文件”菜單的“編輯版本”

二、 如何使用“編輯版本”

說了這麼半天，到底這“編輯版本”怎麼用麼？其實很簡單，比如當我們發現編輯早期有一處文字被誤刪後，便可以進入“版本”菜單，點擊對應的時間版本（這裏假定是17:26那份）。這時Office 2010將提供給我們兩個選擇，分別是“比較”和“還原”。 

   

圖2 有“比較”、“還原”兩種選擇 

三、 “比較”與“還原”

“還原”的概念比較好懂，就是直接通過該版本覆蓋當前文檔，基本上可以將它理解為一個快捷式的Ctrl+Z。

   

    圖3 “還原”對話框 　

而如果兩個版本間存在太多修訂，且部分修訂需還原、部分修訂需保留時，就應該選擇“比較”模式。在這個模式下，Office 2010會自動打開一個比較頁面。其中“中間部分”是供用戶確認的最終樣式，而“右上角”和“右下角”則分別對應著不同時期的兩個版本。至於我們所要做的，便是對比版本間的異同，通過“審閱欄”上的“接受”或“拒絕”完成修改，最終還原出一份正確的文稿。 

   

    圖4 選擇“比較”時的頁面

四、 寫在最後

可以看到這項功能的關鍵，還是體現在Office的自動備份上。自動備份越頻繁，可供用戶選擇的靈活度就高，當然也更不易管理。因此大家可以根據具體情況，自行在“文件”→“選項”→“保存”標簽下進行修改。