Excel進行分類匯總的五種方法

　　假設您要建立一個其中每個賬戶代碼均可出現多次的月度事務列表。在月末，您需要按賬戶代碼對數據進行組織和分類匯總。

執行此任務的方法至少有 5 種。以下是這 5 種方法的教程。

註釋 示例數據集中的賬戶號碼在列 A 中，金額在列 B 中。數據區域是 A2:B100，數據目前未排序。

方法 1：使用創造性的 IF 語句和“選擇性粘貼”

步驟如下：

按賬戶（列A）對數據進行排序。

在列C中創建一個公式，以持續對每個賬戶進行動態匯總。例如，在單元格C2中創建公式：=IF(A2=A1,C1+B2,B2)

在列D中創建一個公式，以標識特定賬戶的最後一個條目，例如，在單元格D2中創建公式：=IF(A2=A3,FALSE,TRUE)

將C2:D2中的公式向下復制到所有行中。

復制C2:D100。在此區域仍處於選中狀態時，單擊“編輯”菜單上的“選擇性粘貼”，單擊“數值”，然後單擊“確定”，將C2:D100中的公式改為數值。

按列D排序，降序排列。

對於在列D中值為TRUE的行，列A中是賬戶號碼的唯一列表，列C中是賬戶的最終動態匯總。

優點速度快。只需對寫IF語句感覺敏銳。

缺點還有更好的方法。

方法2：使用“高級篩選”獲得唯一賬戶列表

這是一種獲得唯一賬戶號碼列表的方法：

突出顯示區域A1:A100。

在“數據”菜單上，指向“篩選”，然後單擊“高級篩選”。

單擊“將篩選結果復制到其他位置”。

選中“選擇不重復的記錄”復選框。

選擇要在其中顯示唯一列表的工作表空白部分。將此位置鍵入“復制到”框中。

註釋單擊“將篩選結果復制到其他位置”之前，“復制到”框顯示為灰色。

單擊“確定”。唯一賬戶號碼將顯示在輸入的位置。

輸入獲得結果所需的所有進一步操作、數組公式等。

優點比方法1快。無需排序。

缺點此後所需輸入的數組公式將使您頭暈。

方法3：使用“合並計算”命令

此方法使用“合並計算”命令，這有幾項要求：賬戶號碼必須在要匯總的數值字段的左側。每列上方必須有標題。需要對其中包括左列中的賬戶號碼和頂部標題的單元格矩形塊指定區域名稱。在本例中，該區域為A1:B100。

突出顯示區域A1:B100。

通過在名稱框（在編輯欄左側）中單擊並鍵入TotalMe之類的名稱，對此區域指定區域名稱。（也可以在“插入”菜單上單擊“名稱”。）

將單元格指針置於工作表的空白部分。

在“數據”菜單上，單擊“合並計算”。

在“引用位置”框中，鍵入區域名稱(TotalMe)。

在“標誌位置”部分，選中“首行”和“最左列”。

單擊“確定”。

優點無需排序。可用一系列鍵盤快捷鍵將其實現：Alt+D+N（區域名稱）、ALT+T、ALT+L、Enter。易於縮放。如果區域包括12個月份列，則結果將是每月的匯總。

缺點如果在同一工作表上再次使用“合並計算”功能，則需要通過使用Delete鍵從“所有引用位置”中清除舊區域名稱。賬戶號碼必須位於數值數據的左側。這要比數據透視表稍慢，對於具有超過10,000個記錄的數據集，這會變得很明顯。

方法4：使用“分類匯總”命令

這是一種很棒的功能。但因為得出的數據處理起來很陌生，所以與“合並計算”相比，您可能不常使用此功能。

按列A排序，降序排列。

選擇數據區域內的任一單元格。

在“數據”菜單上，單擊“分類匯總”。

默認情況下，Excel支持對最後一列數據的分類匯總。這在此例中有效，但您往往必須在“選定匯總項”列表中滾動才能選擇正確的字段。

單擊“確定”。Excel將在每當更改賬戶號碼時插入一個新行，並進行分類匯總。

添加匯總後，您將看到小按鈕“1”、“2”和“3”顯示在名稱框下，單擊“2”只查看每個賬戶 其中有匯總的一行。單擊“3”查看所有行。

優點很棒的功能。極適於打印有匯總和每節後都有匯總的報告。

缺點必須先對數據進行排序。對於大量數據，這可能會很慢。必須使用“定位”命令（“編輯”菜單），然後單擊“定位條件”才能只選擇可見的單元格，將匯總移動到其他位置。必須使用“分類匯總”命令（“數據”菜單），然後單擊“全部刪除”才能恢復原始數據。

方法5：使用“數據透視表”

“數據透視表”是所有解決方案中最全面的。不必對數據進行排序。數值列可位於賬戶號碼的左側或右側。可輕易使賬戶號碼向下或跨頁排列。

選擇數據區域內的任一單元格。

在“數據”菜單上，單擊“數據透視表和數據透視圖”。

單擊“下一步”接受步驟1中的默認設置。

確保步驟2中的數據區域是正確的（通常是正確的），然後單擊“下一步”。

單擊步驟3中的“布局”按鈕。（Excel97用戶會自動轉到“布局”作為步驟3。）

在“布局”對話框中，將“賬戶”按鈕從右側拖放到“行”區域。

將“金額”按鈕從右側拖放到“數據”區域。

單擊“確定”。（Excel97用戶單擊“下一步”。）

指定是要將結果放在新工作表中還是放在現有工作表的特定部分內，然後單擊“完成”。

優點快速、靈活、強大。即使對於大量數據也很快。

缺點有些令人望而卻步。